2026年10月14日
そのまま使える！忘年会・納会の進行表＆準備チェックリスト
忘年会や納会の幹事を任されたら、開催日を決めるだけでは準備は終わりません。会場選び、参加人数の確認、料理や飲み物の手配、参加者への案内、当日の進行、会計まで、確認する項目は多岐にわたります。特に年末は会場の予約が集中するため、早めの準備が重要です。この記事では、忘年会・納会をスムーズに進めるための準備チェックリストと、2時間で進行する場合のタイムスケジュールを紹介します。幹事が確認する項目を時系列で整理しているので、チェックしながらそのまま活用できます。
目次
1｜忘年会・納会の準備はいつから？まず決める5つの項目
1-1｜開催日・開始時間・参加人数を決める
1-2｜予算と参加費を決める
1-3｜会場・料理・飲み物の条件を整理する
1-4｜余興・表彰・ゲームの有無を決める
1-5｜幹事・司会・会計などの担当者を決める
2｜そのまま使える忘年会・納会の準備チェックリスト
2-1｜1か月前まで｜開催日・会場・予算を決める
2-2｜2週間前まで｜出欠・料理・飲み物・余興を確定する
2-3｜1週間前まで｜参加者への最終案内と会場確認
2-4｜前日まで｜名簿・進行表・備品を最終チェック
2-5｜当日｜受付・料理・進行・会計を確認する
3｜そのまま使える忘年会・納会の進行表
3-1｜忘年会・納会の基本進行｜2時間のタイムスケジュール
3-2｜開会の挨拶から乾杯まで｜幹事の進行例
3-3｜歓談・余興・表彰を入れる場合の進め方
3-4｜締めの挨拶・一本締めまでの進行例
3-5｜幹事が当日に使える進行チェックリスト
6｜おすすめスペース
忘年会・納会は、会場を予約してから細かな準備を始めるのではなく、最初に条件を整理しておくと進行がスムーズです。特に年末は希望日が集中するため、開催日や参加人数が決まらないままでは会場選びも進みません。ここでは、幹事が最初に決めておきたい5つの項目を整理します。最初に条件を固めておけば、その後の会場予約や参加者への案内も進めやすくなります。
✔️ 予算と参加費を決める
✔️ 会場・料理・飲み物の条件を整理する
✔️ 余興・表彰・ゲームの有無を決める
✔️ 幹事・司会・会計などの担当者を決める
まずは開催候補日を2〜3日用意し、参加者の都合を確認します。日程が決まったら、開始時間と終了予定時間も設定しましょう。業務終了後に開催する場合は、18時〜19時開始が一般的ですが、勤務時間や移動時間も考慮します。参加人数は、最初の仮集計と最終確定を分けて管理すると便利です。会場を探す段階では予定人数を伝え、予約時には最大参加人数を想定して部屋の広さを確認します。
次に、1人あたりの予算と会社負担の有無を決めます。料理や飲み物だけでなく、会場費、余興の景品、記念品なども含めて全体予算を設定しましょう。参加費を徴収する場合は、事前に金額と支払方法を案内しておくと当日の集金がスムーズです。会場費が別途必要な場合は、飲食代と合算した金額で比較します。予算に余裕を残しておくと、参加人数の変更にも対応しやすくなります。
会場を探す前に、必要な条件を一覧にします。参加人数だけでなく、着席形式か立食形式か、料理や飲み放題が必要か、マイクやモニターを使うかも確認します。貸会議室やレンタルスペースなら、懇親会だけでなく表彰や社内イベントにも対応しやすくなります。会場を選ぶ際は、駅からの距離、利用可能時間、飲食の可否、備品、レイアウト変更の可否を確認しましょう。利用目的に合った設備があるかも重要な判断材料です。
忘年会や納会で余興や表彰を行う場合は、内容と所要時間を早めに決めます。例えば、表彰式を15分、ゲームを20分と設定すると、歓談時間とのバランスを取りやすくなります。景品を用意する場合は、購入担当者と予算も決めておきましょう。音源や映像、スライドを使用する場合は、会場のモニターや音響設備が利用できるか事前に確認します。内容を詰め込みすぎず、参加者が歓談できる時間も確保することがポイントです。
幹事一人ですべてを担当すると、当日に受付や進行をしながら会計まで行うことになり、負担が大きくなります。事前に、全体管理、司会、受付、会計、会場対応などの担当を分けておきましょう。余興や表彰を行う場合は、その担当者も決めます。当日は誰が何をするのか分かるよう、担当者名と役割を進行表に記載しておくと安心です。会場到着後の準備や終了後の片付けまで担当を決めておくと、当日の動きがスムーズになります。
忘年会・納会の準備は、思いついた項目から順番に進めるより、期限を決めて確認すると抜け漏れを防げます。特に会場予約や参加人数の確定は、後回しにすると希望条件を変更する必要が出てきます。ここでは、開催1か月前から当日までに確認したい項目を時期ごとに整理しました。チェックリストとして使えるよう、各時期にやることを具体的にまとめています。
✔️ 2週間前まで｜出欠・料理・飲み物・余興を確定する
✔️ 1週間前まで｜参加者への最終案内と会場確認
✔️ 前日まで｜名簿・進行表・備品を最終チェック
✔️ 当日｜受付・料理・進行・会計を確認する
開催候補日と参加予定人数を確認し、会場を予約します。年末は予約が集中するため、日程が決まり次第、早めに会場の空き状況を確認しましょう。会場は参加人数だけでなく、着席・立食などのレイアウト、飲食の可否、利用時間、設備も確認します。貸会議室やレンタルスペースを利用する場合は、懇親会だけでなく表彰や社内イベントにも使えるか確認しておくと便利です。あわせて、会場費と飲食費を含めた全体予算も決めます。
この時期までに参加者の出欠を集計し、最終人数の見込みを立てます。料理や飲み物を手配する場合は、人数だけでなくアレルギーや食事制限の有無も確認します。余興や表彰を行う場合は、内容、所要時間、担当者を決めておきましょう。ゲームの景品や表彰状など、当日必要なものもこの段階で準備します。会場側への人数変更期限やキャンセル規定も確認し、変更がある場合は早めに連絡します。
開催日時、会場名、住所、アクセス、集合時間を参加者へ案内します。会場の入口や受付場所が分かりにくい場合は、建物名やフロアも記載すると迷いにくくなります。あわせて、会費がある場合は金額と支払方法も明記します。会場には最終的な参加人数、利用時間、レイアウト、料理や飲み物の手配状況を確認します。マイク、モニター、音響設備などを使う場合は、必要な備品が揃っているかも確認しておきましょう。
前日は参加者名簿と当日の進行表を確認します。進行表には、開始・終了時刻だけでなく、開会の挨拶、乾杯、歓談、余興、表彰、締めの挨拶まで記載しておくと、司会が進めやすくなります。受付担当や会計担当などの役割も再確認しましょう。会費を集める場合は、釣り銭や集金袋も準備します。景品、表彰状、名札、筆記用具、資料、音源など、当日に持ち込むものを一覧にしてチェックすると忘れ物を防げます。
会場には参加者より早く到着し、受付や座席、料理、飲み物を確認します。マイクやモニターを使う場合は、開始前に実際に動作を確認しておきましょう。受付では参加者の出欠と会費の支払いを確認し、司会には進行開始のタイミングを伝えます。予定より進行が遅れた場合に備え、余興や歓談の時間を調整できるようにしておくと安心です。終了後は忘れ物を確認し、会場費や飲食費などの支払い、備品の返却まで確認します。
忘年会・納会当日は、料理や飲み物の準備だけでなく、誰がいつ何をするのかを決めておくことが重要です。特に参加人数が多い場合、挨拶や乾杯、歓談、余興、表彰などの時間配分が曖昧だと、予定より終了時間が延びることがあります。ここでは、2時間で開催する場合の基本的なタイムスケジュールから、司会が使える進行例、当日の確認事項までまとめます。進行表を事前に共有しておけば、幹事と担当者が同じ流れで動けます。
✔️ 開会の挨拶から乾杯まで｜幹事の進行例
✔️ 歓談・余興・表彰を入れる場合の進め方
✔️ 締めの挨拶・一本締めまでの進行例
✔️ 幹事が当日に使える進行チェックリスト
2時間の忘年会・納会なら、開会から締めまでをあらかじめ時間で区切っておくと進行しやすくなります。例えば、開始から5分で開会、10分までに代表者の挨拶と乾杯を行い、その後45分程度を歓談にします。余興や表彰を入れる場合は20〜30分程度を確保し、残りを歓談と締めの時間に充てます。終了10分前には締めの挨拶へ移れるよう、司会が時間を確認します。会場の利用時間に合わせて、受付や片付けの時間も考慮しましょう。
開始時間になったら、司会が参加者へ着席を促し、開会を案内します。その後、代表者や責任者へ挨拶をお願いします。挨拶が終わったら、司会から乾杯担当者を紹介し、参加者に飲み物を準備してもらいます。乾杯後はそのまま歓談へ移る流れが分かりやすいでしょう。司会用の進行表には、挨拶をする人の名前と役職、乾杯担当者を記載しておきます。事前に本人へ開始時間を伝えておけば、当日に「次は誰？」となる事態を防げます。
歓談の途中に余興や表彰を入れる場合は、開始時刻と終了時刻を決めておきます。例えば、乾杯後45分ほど歓談し、20分間の表彰、15分間のゲーム、その後30分を歓談にするといった組み方ができます。余興の前には司会が参加者へ声をかけ、必要な備品を準備してから開始します。モニターやマイク、音響設備を使用する場合は、会場で事前に動作確認をしておきましょう。貸会議室やレンタルスペースなら、会議や研修だけでなく、表彰を含む社内イベントにも対応しやすい設備を選べます。
終了時間が近づいたら、司会から「終了10分前です」などと案内し、歓談を締める準備をします。その後、締めの挨拶を担当する人を紹介し、挨拶が終わったら一本締めなどを行います。最後に司会が参加者へお礼を伝え、忘れ物や退室について案内します。会場の利用終了時刻が決まっている場合は、終了後の片付け時間も含めて進行を組みましょう。参加者が退室した後に会計や忘れ物確認ができるよう、幹事側の作業時間も確保しておくことが大切です。
当日は、開始前・開催中・終了後の3段階に分けて確認すると、やることを整理しやすくなります。以下のチェックリストを印刷したり、スマートフォンに保存したりして、そのまま当日の確認に使えます。
□ 会場に参加者より早く到着する
□ 受付場所・座席・会場レイアウトを確認する
□ 料理・飲み物が予定どおり準備されているか確認する
□ マイク・モニター・音響設備などを動作確認する
□ 司会・挨拶・乾杯・余興・表彰の担当者を確認する
□ 参加者名簿と会費を確認する
□ 開始時間になったら司会へ合図する
□ 進行表を確認しながら時間を管理する
□ 余興・表彰に必要な備品を準備する
□ 終了10分前を目安に締めの準備をする
□ 締めの挨拶・一本締めの担当者へ声をかける
□ 参加者へ終了と退室について案内する
□ 忘れ物がないか会場内を確認する
□ 使用した備品を確認・返却する
□ 会場費・飲食費などの支払いを確認する
忘年会・納会の会場は、参加人数や料理だけでなく、利用時間、レイアウト、設備、アクセスまで確認して選びましょう。貸会議室・レンタルスペースなら、会議や研修、採用面接、説明会、社内イベントなど、用途に合わせて会場を選べます。初めて利用する場合は、新規会員登録、お問い合わせ、必要に応じた見学、予約、支払いの順に進めるとスムーズです。
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忘年会・納会は、開催日や予算、参加人数を決めたうえで、会場、料理、飲み物、担当者などを順番に確定すると準備を進めやすくなります。当日は進行表とチェックリストを使い、挨拶や乾杯、歓談、余興、締めの時間を管理しましょう。会場を選ぶ際は、必要な設備やレイアウトを比較し、可能であれば事前に下見をしておくと安心です。
研修、会議、採用、説明会、イベントなどにも使える貸会議室・レンタルスペースなら、人数や用途に合った環境を選べます。次回の社内行事にも、今回のチェックリストと進行表を活用してみてください。
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プライムセントラルタワー名古屋駅前店｜大規模イベントにも対応する駅近会場
忘年会・納会の会場を選ぶ際は、参加人数に合う広さだけでなく、受付や進行、参加者の移動まで考えて確認することが大切です。プライムセントラルタワー名古屋駅前店は、最大510名まで収容できる全24室・35区画の複合型貸し会議室です。1名用のワークスペースから大規模会場まであり、人数や用途に合わせて選べます。
研修や会議はもちろん、採用面接、会社説明会、表彰を含む社内イベントなどにも対応。忘年会・納会で挨拶や表彰、余興を行う場合も、利用する部屋の広さやレイアウト、必要な設備を事前に確認しておくと当日の運営がスムーズです。各室で無料インターネットを利用でき、机、椅子、ホワイトボード、延長コード、LANケーブルも無料で使用できます。11・12・13・22・23会議室などにはモニターも常設されています。
地下鉄名古屋駅1番出口から徒歩約4分、JR名古屋駅からも徒歩約7分とアクセスしやすく、遠方からの参加者がいる社内イベントにも便利です。13階にはビジネスラウンジがあり、資料確認やメールチェックにも利用できます。会場選びでは、実際の広さや設備を確認するため、必要に応じて見学やお問い合わせで条件を確認してから予約すると安心です。利用人数や用途に合う会場を検討しながら、空室状況や設備について確認してみてください。
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