2026年10月05日
忘年会準備は10月から！幹事向け会場選び・スケジュール完全ガイド
忘年会の準備は、開催直前に始めると希望する会場や日程を確保できない場合があります。特に12月は社内イベントや懇親会が集中するため、会場選びは10月から始めるのがおすすめです。会場の収容人数やアクセス、設備、飲食の可否などを先に確認し、出欠確認や案内までのスケジュールを決めておくと、幹事の負担を抑えながら準備を進められます。この記事では、忘年会の会場選びから開催当日までの流れを、幹事がそのまま使えるチェック項目とスケジュールに沿って整理します。
目次
1｜忘年会準備は10月から始めるのがおすすめ
1-1｜10月から準備するメリット
1-2｜忘年会の会場選びで確認したいポイント
1-3｜幹事が最初に決めるべき5項目
2｜忘年会の準備スケジュール
2-1｜10月にやること
2-2｜11月にやること
2-3｜12月にやること
3｜忘年会の会場選び・予約で失敗しないチェックリスト
3-1｜会議室・レンタルスペースを利用するメリット
3-2｜忘年会と社内イベントを組み合わせる方法
3-3｜幹事が使える会場確認チェックリスト
5｜まとめ：忘年会準備は10月から始めて余裕を持って会場を確保
6｜おすすめスペース
忘年会の幹事を任されたら、まず「開催日を決めて会場を探す」だけではなく、参加人数や予算、開催形式まで早めに整理することが重要です。特に10月は、12月の忘年会に向けて会場の選択肢を確保しやすい時期です。候補日が複数あるうちに会場を比較しておけば、希望する立地や広さの会場を選びやすくなります。ここでは、10月から準備を始めるメリットと、会場選びで確認すべき項目、最初に決めておきたい条件を具体的に整理します。
✔️ 忘年会の会場選びで確認したいポイント
✔️ 幹事が最初に決めるべき5項目
忘年会の会場探しを10月から始める最大のメリットは、希望条件に合う会場を比較して選べることです。12月は企業の忘年会や懇親会が集中するため、駅から近い会場や大人数に対応できる会場は早く埋まることがあります。10月なら開催候補日を複数用意し、会場の広さや設備、料金を比較しながら予約できます。また、参加者への案内や出欠確認、当日の進行準備にも余裕が生まれます。10月中に会場と開催日を決め、11月に参加者を確定させる流れにすると、直前の変更にも対応しやすくなります。
会場を選ぶ際は、料金だけで決めず、参加人数と当日の使い方に合っているかを確認しましょう。まず、参加予定人数に対して十分な広さがあるかを確認します。次に、最寄り駅からの距離、飲食物の持ち込み可否、テーブルや椅子の配置、マイクやモニターなどの設備をチェックします。社内表彰やゲーム、余興を行う場合は、参加者が移動できるスペースも必要です。貸会議室やレンタルスペースなら、忘年会だけでなく、表彰式や社内イベントを組み合わせた利用にも対応できます。予約前に利用目的を伝え、必要な設備を確認しておくと安心です。
会場探しを始める前に、「開催日・参加人数・予算・エリア・開催内容」の5項目を決めておきましょう。開催日は第一候補だけでなく、第二候補まで用意すると予約しやすくなります。参加人数は現時点の見込み人数と最終確定予定日を分けて考えます。予算は1人あたりの上限を決め、会場費や飲食費、備品費などに分けて確認します。エリアは参加者が集まりやすい駅を基準に設定します。最後に、食事中心なのか、表彰やゲームを含む社内イベントなのかを決めます。この5項目が固まると、会場の候補を効率よく絞り込めます。
忘年会をスムーズに開催するには、準備項目を一度に進めるのではなく、10月・11月・12月で分けて管理することがポイントです。10月は会場と開催条件を決め、11月は参加者の確定と当日の内容を整えます。12月は最終確認と当日の運営に集中できる状態を作ります。特に会場は、日程が決まってから探すのではなく、候補日と人数を整理したうえで早めに予約しておくと安心です。幹事が確認すべき内容を月ごとに整理しておきましょう。
✔️ 11月にやること
✔️ 12月にやること
10月は、忘年会の開催条件を決めて会場を予約する月です。まず開催日を2～3候補に絞り、参加予定人数、予算、開催エリアを決めます。その条件をもとに会場を探し、収容人数や設備、飲食の可否、利用時間を確認します。会場が決まったら予約を確定し、社内へ開催予定日と概要を共有します。大人数の忘年会や表彰、ゲームなどを予定している場合は、会場のレイアウトもこの段階で確認しておくと、後から「スペースが足りない」といった問題を防げます。
11月は、参加者と当日の内容を具体的に固める月です。社内へ正式な案内を送り、出欠と食事の希望、アレルギーなどを確認します。参加人数がまとまったら、会場へ人数変更の期限を確認し、必要に応じて予約内容を調整します。同時に、乾杯や挨拶、表彰、ゲームなどの進行内容と担当者を決定します。貸会議室やレンタルスペースを利用する場合は、机・椅子の配置、マイク、モニターなど必要な設備も確認しましょう。11月中に役割分担まで終えると、12月の作業を大幅に減らせます。
12月は、予約内容と当日の進行を最終確認する月です。開催1～2週間前を目安に、参加人数、開始・終了時間、会場へのアクセス、利用できる設備を確認します。司会者には進行表を渡し、挨拶や乾杯を担当する人にも開始時間と役割を共有します。会場へ持ち込む備品がある場合は、搬入方法や利用時間も確認しておきましょう。前日には参加者へ会場名、住所、開始時間、集合場所を再案内します。幹事は当日の確認事項をチェックリストにまとめ、準備漏れがない状態で開催日を迎えます。
忘年会の会場は、料金や立地だけでなく、参加人数や当日の進行、必要な設備まで含めて選ぶことが大切です。特に社内の忘年会では、食事や歓談だけでなく、表彰式やゲーム、年間の振り返りなどを行うケースもあります。会場の広さやレイアウト、利用可能な設備を事前に確認しておけば、当日の進行もスムーズです。ここでは、貸会議室・レンタルスペースを活用するメリットと、忘年会と社内イベントを組み合わせる方法、予約前に確認したい項目を整理します。
✔️ 忘年会と社内イベントを組み合わせる方法
✔️ 幹事が使える会場確認チェックリスト
貸会議室やレンタルスペースは、参加人数や開催内容に合わせて会場を選べることがメリットです。飲食店では席の配置が固定されている場合がありますが、貸会議室なら人数に応じて机や椅子を配置できます。表彰や余興で前方にスペースが必要な場合にも対応しやすくなります。マイクやモニター、ホワイトボードなどの設備を利用できる会場なら、司会進行や映像を使った演出にも便利です。また、駅から近い会場を選べば参加者が集まりやすく、遠方から参加する社員にも案内しやすくなります。
忘年会の前半に表彰式や年間報告、後半に懇親会を行うなど、複数の社内行事を同じ会場で実施できます。例えば、最初の30分を社長挨拶や年間表彰、その後にゲームや歓談の時間を設ける構成です。会議室を利用する場合は、前方にスクリーンを設置し、表彰対象者が移動できるスペースを確保しておくと進行しやすくなります。研修や会議と同じ会場を利用できれば、移動時間も削減できます。開催内容に合わせてレイアウトを変更できる会場を選ぶと、1日を通した社内イベントにも活用できます。
予約前は、会場の条件を項目ごとに確認しておきましょう。特に忘年会では、参加人数だけでなく、準備・進行・撤収まで含めて確認することが重要です。以下の項目をチェックしておけば、予約後の認識違いや当日のトラブルを防ぎやすくなります。
□ 参加予定人数を収容できる広さがある
□ 会場費・延長料金などの料金を確認した
□ 利用開始・終了時間と準備時間を確認した
□ マイク・モニター・音響設備などを確認した
□ Wi-Fiなど必要な通信環境を確認した
□ 飲食物の持ち込みが可能か確認した
□ ゴミの処理方法を確認した
□ 表彰やゲームに必要なスペースを確保できる
□ 机・椅子のレイアウトを変更できる
□ 最寄り駅からのアクセスを確認した
□ 駐車場の有無や利用条件を確認した
□ キャンセル・人数変更の期限を確認した
特に人数変更やキャンセルの期限は会場ごとに異なるため、予約時に確認しておくことが大切です。チェック項目を一覧で管理し、複数の会場を同じ条件で比較すると、希望に合う会場を効率よく選べます。
貸会議室・レンタルスペースは、会議や研修、採用面接、説明会、社内イベントなど、目的に合わせて会場や設備を選べる点がメリットです。初めて予約する場合は、新規会員登録からお問い合わせ、必要に応じた見学、会場・日時の決定、予約、支払いまで順番に進めます。利用人数や用途、必要な設備を事前に整理しておくと、会場比較から予約までスムーズに進められます。
✔️ お問い合わせ
✔️ 見学と相談
✔️ 予約手続き
✔️ 料金を支払う
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お問い合わせ
まず初めに、希望する会議室やレンタルスペースの利用に関する問い合わせを行います。日本会議室掲載施設へのお問い合わせは、弊社スタッフが全て対応いたしますのでお電話や問い合わせフォームにてご希望の施設名をご連絡ください。エリアや予算をお伺いしてスタッフにて貸会議室のご提案をすることも可能です。 >>お問い合わせについて
見学と相談
興味を持った貸会議室があれば、実際に訪れて見学と相談を行いましょう。お部屋の雰囲気や設備、料金についての詳細な情報を得ることができます。
予約手続き
最終的に、希望する日時に貸会議室を予約する手続きを行います。料金や利用規定についても確認し、円滑な予約ができるように心掛けましょう。
料金を支払う
料金はお支払期限内にお支払いください。 >>料金のお支払いについて
忘年会は10月から準備を始め、開催日・人数・予算・エリア・内容を早めに決めることが大切です。会場は料金だけでなく、アクセスや広さ、レイアウト、設備、飲食条件まで比較しましょう。候補を絞ったら、必要に応じて下見を行い、実際の使いやすさを確認してから予約すると安心です。会議や研修、採用、説明会、社内イベントなどにも使える貸会議室なら、用途に合わせた会場選びができます。余裕を持って準備を進め、当日の運営まで見据えた会場を選びましょう。
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プライムセントラルタワー名古屋駅前店｜忘年会から社内イベントまで対応する大規模会場
忘年会の会場を選ぶ際は、参加人数だけでなく、表彰やゲーム、社内イベントなどを行えるかも確認しておきたいポイントです。プライムセントラルタワー名古屋駅前店は、最大510名を収容できる全24室・35区画を備え、少人数から大規模な社内行事まで幅広く対応できます。
会場の規模が豊富なため、忘年会だけでなく、社員研修や社内会議、採用面接、会社説明会、セミナーなど、目的に合わせてスペースを選べます。大人数で利用する場合も、参加人数に適した会場を検討しやすい点が特徴です。机や椅子、ホワイトボード、延長コード、LANケーブルなどの無料備品も用意されています。
オンラインを取り入れた社内イベントには、無料インターネット環境を活用できます。モニター常設の会議室もあり、資料や映像を使った進行にも便利です。会場選びの段階で必要な設備を確認しておけば、当日の準備もスムーズです。
アクセスも良く、地下鉄「名古屋駅」1番出口から徒歩約4分。JR名古屋駅からも徒歩約7分です。周辺にはコンビニや飲食店、ホテルもあり、遠方から参加する社員にも案内しやすい立地です。13階にはビジネスラウンジもあり、参加者の待ち時間や資料確認にも利用できます。
忘年会の会場を決める際は、実際の利用人数や開催内容を想定して、会場・設備・レイアウトを確認することが重要です。候補として検討する場合は、見学やお問い合わせで利用条件を確認し、空室状況とあわせて比較してみましょう。
〒451-0045 愛知県名古屋市西区名駅2-27-8 名古屋プライムセントラルタワー 13階
地下鉄東山線・桜通線「名古屋駅」1番出口より徒歩約4分
JR東海道新幹線・東海道本線・中央本線・関西本線「名古屋駅」桜通口より徒歩約7分
名鉄名古屋本線「名古屋駅」中央改札口側出口より徒歩約10分
近鉄名古屋線「名古屋駅」正面改札口側出口より徒歩約10分
あおなみ線「名古屋駅」桜通口より徒歩約7分
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